Flokkunarhugtök (taxonomy terms) eru notuð til að flokka efni niður eftir tegundum. Í ábendingakerfinu eru eftirfarandi flokkunarhugtök:
Hvert og eitt flokkunarhugtak er svo með eigin stillingar og er fjallað um þær undir hverjum flokki.
Stöður ábendinga eru vanalega fjórar: Ný ábending, Móttekin, Í vinnslu og Lokið.
Hægt er að bæta við stöður ábendinga undir flokkunarhugtakinu Staða ábendingar, en það hefur samt engan tilgang í sjálfu sér, þar sem það eru engar sýnir á gögnin sem hafa hinar nýju stöður. Það þyrfti þá að gera í samráði við kerfisstjóra til að geta birt gögnin og, eftir þörfum, reiknað út nýja tímastimpla á ábendingarnar.
Stöðurnar eru t.d. notaðar til að skrá tímastimpla á því hvenær ábendingin er meðhöndluð, hvenær hún fer úr stöðunni mótekin í stöðuna Í úrvinnslu og svo þegar henni er lokað.
Ábendingategundir er kannski ekki mest lýsandi nafn í heimi, en þar eru settar inn skilgreiningar á deildum sveitarfélagsins sem fá ábendingar til sín. En um leið verður ábendingin af þeirri “tegund”.
Ein tegund þarf alltaf að vera til á einhverju formi og það er sú tegund (deild) sem sér um grunn-úrvinnslu ábendinga, oftast kallað þjónustuver.
Þegar Þjónustuverið (eða hvað sem sveitarfélagið vill kalla þjónustudeildina) hefur verið stofnað þarf að stilla kerfið af til þess að það viti hver grunnstoðdeildin er. Það er gert með því að fara á /admin/config/indication/service-desk-configuration Ef þú stofnaðir “Þjónustuver” sérðu reyndar að það er sjálfgefin stilling. En það þarf að skilgreina hvenær þjónustuverið opnar og lokar (klukkustundir og mínútur)
Þegar ábendingategund er bætt við (eða breytt) er hægt að stilla af nokkrar breytur.
Nafn ábendingartegundinnar, eða sviðsins/deildarinnar. T.d. Þjónustuver, Umhverfis- og skipulagssvið, Sorphirða et.c.
Þarf að svara fyrir segir til um hversu langan tíma þessi deild eða þetta svið hefur til að bregðast við ábendingunni (senda hana áfram eða setja hana í aðra stöðu, t.d. úrvinnslu).
Senda tölvupóst á svið gefur valkost um að láta sviðið vita með tölvupósti þegar ábending berst á sviðið/deildina. Þessi stilling er meira hugsuð fyrir svið sem fá allra jafna ekki mikið af ábendingum og ekki stöðugt verið að vakta ábendingakerfið, s.br. Umhverfis- og skipulagssvið eða Þjónustuver. Þegar þetta er valið fá ALLIR starfsmenn sviðsins tölvupóst.
Annar valkostur væri svo að senda tölvupóst á safnpósthólf. Þá fer alltaf bara einn tölvupóstur, á það safnhólf, en ekki á alla deildina. Það "safnhólf" getur að sjálfsögðu verið póstfang hjá einstaklingi.
Ekki eru allar ábendingar sem tilheyra sveitarfélaginu. Ekki er það heldur þannig að úrvinnsla fari fram hjá sveitarfélaginu. Gott dæmi um það eru ábendingar sem tilheyra Vegagerðinni eða Landsneti, eða þar sem úrvinnsla fer fram hjá undirverktaka sem ekki er hluti af sveitarfélagsbatteríinu sjálfu.
Þegar nýju utanakomandi sviði/deild er bætt við er hægt að stilla af ákveðnar breytur.
Nafn sviðsins/deildarinnar. Mest notað til að aðgreina og til að velja úr fellilistum hvert á að áframsenda ábendinguna.
Hægt er að skrá fleiri en eitt tölvupóstfang og skal þá ýta á "Add another item" hnappinn til að gera það.
Þetta er texti sem berst alltaf með þessum sjálfvirku póstum til utanaðkomandi deildar. Með textanum er líka sendur hlekkur á ábendinguna, þannig að þau geti nú skoðað hana, auk þess sem ábendingartextinn sjálfur (túlkaða ábendingin) er send með í póstinum.
Það er líka gott að láta þann sem tilkynnti vita að búið sé að senda ábendinguna áfram og að henni sé þ.a.l. líklegast lokið af hendi sveitarfélagsins. Þessi texti er breytilegur á milli hverrar deildar/sviðs, þar sem það getur verið mjög mismunandi ástæður fyrir því að verkið er sent frá sveitarfélaginu.
Ef sveitarfélögin eru stór getur þurft að skipta bæjarhlutunum upp í hverfi. Hér er aðallega verið að meina þegar það eru t.d. þjónustustöðvar á nokkrum stöðum. Reykjavíkurborg er með ellefu "hverfi" þó svo að tæknilega myndu íbúarnir tala um mun fleiri. Í ábendingakerfi Borgarinnar er Breiðholt allt eitt hverfi, en ekki mörg (Stekkir, Bakkar, Sel, Berg, Fell og Hólar). Þessi flokkun er s.s. til að geta betur flokkað niður hvert á að senda ábendingarnar. Sem dæmi er óþarfi að Jóna sem er í garðslætti og viðhaldi í Breiðholti sjái endilega ábendingar um garðslátt í Vesturbæjarhverfinu.
Notkun á þessum flokki er algjörlega valkvæð, en til þess að hún virki sem skildi þarf að stilla bæði af sýnirnar fyrir starfsmennina og tengja viðeigandi starfsmenn á hverfin.
Engin önnur svæði þarf að fylla út annað en nafn hverfisins.
Önnur góð ástæða fyrir því að nota hverfa-flokkun væri í sameinuðum sveitarfélögum. Sveitarfélagið Árborg samanstendur af Selfoss, Eyrarbakka og Stokkseyri. Ef ábendingarnar eru flokkaðar á hverfin er auðveldara að taka út tölfræði úr kerfinu, t.d. til að sjá hlutfall á milli hverfahluta o.þ.h.