Til að stofna nýjan notanda þarf að hafa tiltekin réttindi, sem aðeins kerfisstjóri og þjónustustjóri hafa. Annað hvort fylgið slóðinni LÉN.is/admin/people/create eða svífið yfir táknmyndinni af manneskjunni í tólastikunni vinstra megin og veljið Add user.
Image
Svæði sem þarf að fylla út þegar notandi er stofnaður í ábendingakerfinu
Fullt nafn
Fullt nafn er aðallega notað til að birta ábyrgðaraðila ábendingar innan kerfisins, s.s. til að aðrir notendur kerfisins geti á einfaldan hátt fundið hver er ábyrgðaraðili ábendingarinnar á þessum tímapunkti.
Netfang
Tölvupóstfang notandans. Þangað fær hann líka tilkynningar um nýjar ábendingar EF hann er skráður á svið/deild sem fær slíkar póstsendingar. Notandinn fær líka senda hlekki um endursetningu lykilorðs ef hann óskar um slíkt.
Notendanafn
Notendanafnið inn í kerfið. Það getur verið næstum því hvað sem er þó svo að við mælum með að nota sama notendanafn og inn í önnur kerfi sveitarfélagsins, til að rugla ekki notendur.
Lykilorð
Lykilorð notenda. Við mælum með að setja inn langan streng af stöfum og númerum og láta svo notandann breyta sjálfan um lykilorðið þegar hann skráir sig inn í fyrsta sinn. Þar með er búið að koma (betur) í veg fyrir að einhver annar en notandinn kunni lykilorðið.
Ekki er sett krafa um lágmarksstyrkleika lykilorða í grunnuppsetningu Ábendingakerfisins, en við mælum mjög sterklega með því að það sé uppsett og skilgreint. Sér undirsíða um hvernig það er gert er í þessari handbók.
Hlutverk
Notendur geta haft mörg hlutverk en í flestum tilfellum hafa þeir bara eitt. Hlutverkin eru notendastýring inni í kerfinu þannig að veittu notandanum eingöngu þann aðgang sem hann þarfnast. Til dæmis ekki veita Siggu á skóflunni Þjónustustjóraréttindi ef hún er bara að vinna úti á verkum, þá á að veita henni hlutverkið "Starfsmaður".
Láta notanda vita af nýjum notendaaðgangi
Þegar verið er að stofna notendur er oft gott að senda þeim tölvupóst um að reikningurinn þeirra hafi verið stofnaður. Hægt er að stilla af textann til notenda á slóðinni /admin/config/people/accounts og eru stillingarnar fyrir textann neðst á þeirri síðu.
Svið
Hér eru svið notandans skilgreind, þ.e. hvar hann vinnur og þ.a.l. hvaða ábendingar notandinn á að sjá. Ef notandinn vinnur t.d. á undirsviði USK er nóg að haka bara við undirsviðið og sér hann þá ekki aðrar ábendingar. Ef hann á að sjá allar ábendingar yfirsviðs, t.d. allar ábendingar USK er nóg að haka við Umhverfis- og skipulagssvið. (Ath. að nöfn deilda og sviða eru mismunandi á milli sveitarfélaga og stundum á milli kjörtímabila. Nafnið Umhverfis- og skipulagssvið (USK) er eingöngu notað sem sýnidæmi).
Undirskrift
Undirskriftin er eitthvað sem notendurnir sjálfir skilgreina, þó svo að það sé hugsanlega eitthvað sem sveitarfélögin sjálf vilja móta sér stefnu um. Undirskriftin kemur undir sjálfvirka pósta frá kerfinu þegar málum er lokað eða þeir áframsendir á utanaðkomandi deildir et.c.